============================================= Administración de Cajas, Bancos y Franquicias ============================================= Ubicación ========= :Módulo: Tesorería :Grupo: Parámetros :Descripción: Administración de Cajas, Bancos y Franquicias Introducción ============ Use **ESC** para salir de las interfaces principales. En *Administración de Cajas, Bancos y Franquicias* podrá modificar todos los parámetros necesarios para la agilización de los procesos de Tesorería. --------------------------------------------------------------------------- Las **Cajas generales** son creadas y configuradas desde aquí. Una caja general recibe los ingresos y provee los gastos en un centro de costos. Es necesaria para poder facturar a un cliente y poder pagar los servicios o abonar a los proveedores. Es muy importante estar al tanto del cierre y de la apertura de una caja, ya que muchos procesos en el area administrativa giran alrededor de estos parametros. --------------------------------------------------------------------------- Las **Cajas menores** son creadas y configuradas desde aquí. Una caja menor se configura para tener un cupo limitado de dinero y poder dar salida a pequeños gastos (aseo, vigilancia, alcantarillado) de manera más sencilla. Puede referirise a gastos de menor responsabilidad. Puede cerrar una caja menor cuando lo desee, y para abrirla de nuevo deberá recargar su saldo en un egreso a terceros del módulo "Tesorería" --------------------------------------------------------------------------- Agregue, y administre los **bancos y cuentas bancarias** desde este formulario. Las cuentas bancarias son necesarias para recibir ingresos en efectivo o en tarjetas, por lo tanto deben asociarse, como se explicará en los siguientes títulos, a los bancos y a las franquicias. Los **Bancos**, además, deben estar relacionados a una persona jurídica como cualquier otra compañía, esto lo podrá ver aquí y en la adiminstración de terceros en el módulo de *Contabilidad*. Encontrará un listado de *Bancos* precargados a los que deberá asociar un tercero para poder usar las cuentas bancarias relacionadas, las franquicias relacionadas a las cuentas, y manejar cheques internos y de terceros. Las cuentas bancarias se crean a partir de un banco. --------------------------------------------------------------------------- Las **franquicias**, son todas aquellas empresas que prestan servicios para la banca automatizada a través de tarjetas. Para poder recibir pagos a través de las franquicias debe haberlas configurado anteriormente y haberlas relacionado a una cuenta bancaria. Crear Caja General ================== Pre-requisitos -------------- - Haber creado un centro de costo anteriormente. Para crear una Caja General --------------------------- Para crear una Caja General realice los siguientes pasos: - Ejecute la opción *Administración de Cajas, Bancos y Franquicias* .. figure:: images/cajasybancos/0.png :align: center - En el árbol verá la opción 'Caja General', haga click en el signo '+' del lado izquierdo. .. figure:: images/cajasybancos/cajageneral/2.png :align: center - En los Centros desplegados, elija aquel donde desea crear la *Caja general*. Haga click a la izquierda del centro en el símbolo '+'. - Elija el centro de costo donde irá la *Caja General* y haga click derecho sobre él. - En las opciones desplegadas, haga click en "Crear nueva caja general" Configurar una Caja General =========================== Para entrar a la configuración de la Caja General, haga click derecho sobre ella en el árbol y elija 'Modificar propiedades de #Nombrecajageneral'. .. Note: Los permisos no están dados por defecto para los usuarios nuevos, deberá configurarlos. Ejemplo: Si una cuenta bancaria es creada antes que un nuevo usuario del sistema, este no tendrá acceso hasta que sea establecido en la configuración de la cuenta. .. figure:: images/cajasybancos/cajageneral/3.png :align: center Datos de caja ------------- La primera pestaña de la configuración de la caja es 'Datos de caja', en esta pestaña podrá digitar el nombre de la caja y además asignar un responsable. .. figure:: images/cajasybancos/cajageneral/a.png :align: center Usuarios -------- En la pestaña 'Usuarios' podrá escojer los administradores de sistema que pueden realizar transacciones sobre los fondos y ver información de esta caja. Verá dos columnas a la derecha, identificadas por una 'A' de 'acceso' y una 'S' de 'saldo'. Marcar la 'A' permite al usuario ver el dinero en caja y al marcar la 'S' le permite realizar transacciones. .. figure:: images/cajasybancos/cajageneral/b.png :align: center Transferencia de Fondos ----------------------- En la pestaña 'Transferencia de fondos' podrá escojer los administradores de sistema que pueden realizar transferencias desde esta caja. Esta opción funciona de manera similar a la pestaña 'Usuarios', pero solo permite transferencias de fondos. Verá dos columnas a la derecha, identificadas por una 'A' de 'acceso' y una 'S' de 'saldo'. Marcar la 'A' permite al usuario ver el dinero en caja y al marcar la 'S' le permite realizar transferencias. .. figure:: images/cajasybancos/cajageneral/c.png :align: center Contabilidad ------------ Elija en la pestaña 'Contabilidad' las cuentas que serán afectadas en la entrada de dinero por tarjetas, efectivo o cheque. .. figure:: images/cajasybancos/cajageneral/d.png :align: center Otros datos ----------- En 'Otros datos' podrá elegir: - **La caja se debe cerrar a diario:** Marque la caja de verificación, si lo desea así. - **Ajustar automáticamente saldo al cerrar:** Si la situación lo requiere, como por ejemplo: El que maneja la caja es el mismo auditor, entonces puede ajustar automáticamente el saldo de la caja generando un recibo de caja o un comprobante de egreso. - **Visualizar conceptos de gastos al cerrar la caja:** Seleccione los datos que el usuario podrá ver en pantalla al cerrar la caja, entre ellos: egresos y transfernecias. Esta es una opción de Seguridad. - **Detalle de impresión de para cuadre de caja:** Elija aquí el nivel de detalle que quiere sobre la impresión. .. figure:: images/cajasybancos/cajageneral/e.png :align: center Crear Caja Menor ================ Pre-requisitos -------------- - Haber creado un centro de costo anteriormente. Para crear una Caja Menor --------------------------- Para crear una Caja Menor realice los siguientes pasos: - Ejecute la opción *Administración de Cajas, Bancos y Franquicias* .. figure:: images/cajasybancos/0.png :align: center - En el árbol verá la opción 'Caja Menor', haga click en el signo '+' del lado izquierdo. .. figure:: images/cajasybancos/cajamenor/1.png :align: center - En los Centros desplegados, elija aquel donde desea crear la *Caja Menor*. Haga click a la izquierda del centro en el símbolo '+'. - Elija el centro de costo donde irá la *Caja Menor* y haga click derecho sobre él. - En las opciones desplegadas, haga click en "Crear nueva caja menor" .. figure:: images/cajasybancos/cajamenor/2.png :align: center Configurar una Caja Menor =========================== Para entrar a la configuración de la Caja Menor, haga click derecho sobre ella en el árbol y elija 'Modificar Modificar propiedades de #NombreCajaMenor'. Las configuraciones de Caja Menor son similares a las de una General, pero con muchas más limitaciones. .. figure:: images/cajasybancos/cajamenor/3.png :align: center Datos de caja ------------- La primera pestaña de la configuración de la caja es 'Datos de caja', en esta pestaña podrá digitar el nombre de la caja y además asignar un responsable. .. figure:: images/cajasybancos/cajamenor/a.png :align: center Contabilidad ------------ Elija en la pestaña 'Contabilidad' la cuenta que será afectada al recargar el saldo de la caja. .. figure:: images/cajasybancos/cajamenor/b.png :align: center Crear un Banco ============== Aunque hay una lista de la mayoría de los bancos del país creados, es posible que quiera crear uno nuevo. Para crear un Banco ------------------- Para crear un Banco realice los siguientes pasos: - Ejecute la opción *Administración de Cajas, Bancos y Franquicias* .. figure:: images/cajasybancos/0.png :align: center - En la carpeta 'Bancos' haga click derecho - En las opciones desplegadas, haga click en "Crear nuevo banco" .. figure:: images/cajasybancos/bancos/2.png :align: center Activar un Banco - Asociarlo a un tercero ----------------------------------------- Un *Banco* solo podrá ser parte de sus operaciones cuando lo haya asociado a un tercero. Para esto, haga click derecho sobre el Banco al que desea asociar el tercero y luego click sobre 'Modificar propiedades de #NombreBanco', allí verá una ventana con la única opción de seleccionar un tercero de la lista en el botón |wzedit.bmp| .. figure:: images/cajasybancos/bancos/3.png :align: center - Nueva Ventana: .. figure:: images/cajasybancos/bancos/4.png :align: center Haga click aquí para ver cómo crear un tercero. ref Crear una Cuenta Bancaria ========================= - Ejecute la opción *Administración de Cajas, Bancos y Franquicias* - En la carpeta 'Bancos' haga click - Elija el Banco relacionado con la cuenta y haga click derecho sobre él - En las opciones desplegadas, haga click en "Crear cuenta bancaria" - Se desplegará una ventana para llenar la información de la cuenta. En la pestaña *Cuenta Bancaria:* - Tipo de cuenta - Número de Cuenta - Referencia - Cuenta contable - Seleccione también si desea que esta cuenta se cree automáticamente o elegir una existente. - Moneda - Saldo Actual - En la pestaña *Usuarios:* podrá escojer los administradores de sistema que pueden realizar transacciones sobre los fondos y ver información de esta caja. - Verá dos columnas a la derecha, identificadas por una 'A' de 'acceso' y una 'S' de 'saldo'. Marcar la 'A' permite al usuario ver el dinero en caja y al marcar la 'S' le permite realizar transacciones. Estas opciones no vienen marcadas por defecto. - En la pestaña 'Transferencia de fondos' podrá escojer los administradores de sistema que pueden realizar transferencias desde esta cuenta. Esta opción funciona de manera similar a la pestaña 'Usuarios', pero solo permite transferencias de fondos. - Verá dos columnas a la derecha, identificadas por una 'A' de 'acceso' y una 'S' de 'saldo'. Marcar la 'A' permite al usuario ver el dinero en cuenta y al marcar la 'S' le permite realizar transferencias. Crear una Franquicia ==================== Aunque hay una lista de la mayoría de las franquicias del país creadas, es posible que quiera crear una nueva. Para crear una franquicia ------------------------- Para crear una franquicia realice los siguientes pasos: - Ejecute la opción *Administración de Cajas, Bancos y Franquicias* .. figure:: images/cajasybancos/0.png :align: center - En la carpeta 'Franquicia' haga click derecho - En las opciones desplegadas, haga click en "Crear nueva franquicia" .. figure:: images/cajasybancos/franquicias/2.png :align: center Activar una franquicia - Relacionarla a una cuenta bancaria ----------------------------------------------------------- Para aceptar pagos en tarjetas y otras transacciones relacionadas, deberá primero asociar obligatoriamente una cuenta a la franquicia que quiera recurrir según el metodo de pago, por ejemplo: si desea recibir pagos por tarjeta de débito, por lo menos una de las franquicias pertinentes a este tipo de pago debe estar relacionada a una cuenta bancaria. Para relacionar una franquicia a una cuenta bancaria, realice los siguientes pasos: - Haga click derecho sobre la franquicia a la que desea relacionar una cuenta. Recuerde que esta cuenta debe estar configurada y el banco de la cuenta debe estar configurado, y listos para usarse. Vea `Activar un Banco - Asociarlo a un tercero`_ - Haga click en la opción 'Modificar propiedades de #NombreFranquicia' .. figure:: images/cajasybancos/franquicias/3.png :align: center - Elija una 'Aplicación' para la franquicia que determinará el centro de costo donde puede ser usada. También puede seleccionar una 'Aplicación General' - Seleccione la 'Cuenta Bancaria' pertinente en la lista. - Podrá cambiar el nombre de la franquicia, y más abajo elegir si se trata de una de 'débito' o de 'crédito' - Elija en 'Cuenta Comisiones' la cuenta contable que será afectada con las comisiones. - En adelante, podrá elegir los valores de comisiones, impuestos o retenciones que produce el uso de esta franquicia como parte de pago. Haga uso del simulador para comprobar si son correctos los valores digitados. - Haga click en |save.bmp| *Guardar*. Los valores guardados no incluyen los introducidos y generados por el simulador. .. figure:: images/cajasybancos/franquicias/4.png :align: center -------------------------------------------- .. |pdf_logo.gif| image:: /_images/generales/pdf_logo.gif .. |excel.bmp| image:: /_images/generales/excel.bmp .. |codbar.png| image:: /_images/generales/codbar.png .. |printer_q.bmp| image:: /_images/generales/printer_q.bmp .. |calendaricon.gif| image:: /_images/generales/calendaricon.gif .. |gear.bmp| image:: /_images/generales/gear.bmp .. |openfolder.bmp| image:: /_images/generales/openfold.bmp .. |library_listview.bmp| image:: /_images/generales/library_listview.png .. |plus.bmp| image:: /_images/generales/plus.bmp .. |wzedit.bmp| image:: /_images/generales/wzedit.bmp .. |buscar.bmp| image:: /_images/generales/buscar.bmp .. |delete.bmp| image:: /_images/generales/delete.bmp .. |btn_ok.bmp| image:: /_images/generales/btn_ok.bmp .. |refresh.bmp| image:: /_images/generales/refresh.bmp .. |descartar.bmp| image:: /_images/generales/descartar.bmp .. |save.bmp| image:: /_images/generales/save.bmp .. |wznew.bmp| image:: /_images/generales/wznew.bmp